Matematicko-fyzikální fakulta Univerzity Karlovy v Praze se obrátila na agenturu Maxin PRAGUE s požadavkem komplexního zajištění organizace každoroční mezinárodní konference ICPE-EPEC, zaměřené na nové metody fyzikálního vzdělávání. Více než roční přípravy zahrnovaly výběr konferenčních prostor společně s ubytovacími kapacitami pro přímé účastníky konference i jejich doprovod, návrh technického zabezpečení dle potřeb konference, návrh, design a správu oficiálního webu konference včetně online registračního formuláře a platební brány, výběr a výroba upomínkových předmětů v jednotném konferenčním designu, zohlednění všech těchto položek při sestavování rozpočtu a na něj navázané kalkulaci ceny konferenčních balíčků, výběr sponzorů a uzavření smluvního vztahu s nimi, ale také nabídka každodenního doprovodného programu jak pro doprovodné osoby, tak pro samotné účastníky konference, včetně společné konferenční večeře v prostorách starého kláštera na pražských Hradčanech.

Agentura Maxin PRAGUE zabezpečovala rovněž kompletní finanční toky při konferenci od výběru konferenčních registračních poplatků a sponzorských darů po výplatu všem dodavatelům a pracovníkům. Zástupci Maxin PRAGUE po celou dobu od spuštění speciálního oficiálního webu konference komunikovali s jednotlivými účastníky, odpovídali na jejich otázky, pomáhali s vyřizováním náležitostí nezbytých k získání víz a byli vždy plně k dispozici pro potřeby účastníků konference. Vědecký výbor i 311 účastníků z více jak 50 zemí celého světa se tak mohli plně věnovat čistě jen odborným aspektům konference a nezatěžovat se dalšími organizačními detaily, které za ně skvěle zařídila naše eventová agentura, což dokládají i následující slova jednoho z členů odborné rady konference.

“…..organizace byla bezvadná. Díky dokonalé organizaci si mohli účastníci z desítek zemí užít společnou práci a mnoho nového se naučit. Děkuji, že vedete vaši agenturu způsobem, který umožňuje také nám pracovat produktivně a efektivně.”

Gorazd Plainšič, PhD, Předseda Vzdělávací divize Evropské fyzikální společnosti       

Event Management: Daniel Kožík