Jak stanovit rozpočet na event? Začněte správně hned od začátku

Jednou z prvních otázek kterou při plánování firemního eventu řeší téměř každý klient, je: Kolik bude akce stát? Odpověď ale není tak jednoduchá. Rozpočet totiž není jen výsledná částka. Je to základní nástroj, který určuje podobu celého eventu.

Ať už plánujete konferenci, gala večer, teambuilding, vánoční večírek nebo incentivní cestu, správně nastavený rozpočet vám pomůže investovat finance tam, kde budou mít největší přínos.

Nevíte, jak velký rozpočet bude váš event potřebovat?

To je naprosto běžné. Mnoho klientů přichází s představou o typu akce, ale ještě nemá jasně stanovený rozpočet. Právě od toho jsme tady.

V Maxin PRAGUE připravujeme rozpočty na míru podle konkrétních cílů, počtu účastníků i očekávání klienta. Díky našim dlouholetým zkušenostem dokážeme navrhnout několik variant řešení a doporučit, kde se vyplatí investovat více a kde lze naopak efektivně ušetřit, aniž by utrpěla kvalita celé akce.

Naším cílem není vytvořit ten nejdražší event. Chceme připravit takový, který bude odpovídat vašemu rozpočtu a zároveň splní vše, co od něj očekáváte.

Nejdříve si odpovězte na jednu důležitou otázku: Proč event pořádáte?

Možná to zní samozřejmě, ale právě cíl akce je tím, od čeho by se měl odvíjet celý rozpočet.

Chcete poděkovat zaměstnancům za jejich práci? Představit nový produkt obchodním partnerům? Posílit vztahy se zákazníky? Nebo uspořádat konferenci, která bude reprezentovat vaši společnost?

Každý z těchto cílů vyžaduje jiný přístup. Zatímco u interního teambuildingu může být největší investicí program, u konference bude klíčovou položkou kvalitní technické zajištění. Gala večer zase stojí především na výjimečné atmosféře, prostoru a gastronomii.

Když víte, čeho chcete dosáhnout, mnohem snáze se rozhoduje, do čeho se opravdu vyplatí investovat.

Co nejvíce ovlivňuje cenu eventu?

Při sestavování rozpočtu je potřeba počítat s několika hlavními oblastmi.

• Počet účastníků – Ovlivňuje téměř všechny aspekty eventu, včetně velikosti prostoru, cateringu, personálního zajištění i logistiky.
• Místo konání – Historický palác v centru Prahy, moderní konferenční hotel nebo jedinečný industriální prostor budou mít každý odlišné náklady.
• Typ a délka akce – Jednodenní pracovní meeting vyžaduje zcela jiný rozpočet než dvoudenní konference s ubytováním nebo slavnostní gala večer.
• Catering – Občerstvení a nápoje často představují jednu z největších položek rozpočtu. Náklady se výrazně liší podle toho, zda se jedná o coffee break, bufetový oběd nebo několikachodovou servírovanou večeři.
• Technické vybavení a doplňkové služby – Celkovou cenu eventu ovlivňuje také audiovizuální technika, branding, dekorace, registrační systém, doprovodný program, moderátor, živá hudba, fotograf nebo kameraman. U mezinárodních akcí je navíc potřeba počítat také s ubytováním, dopravou a tlumočnickými službami.

Právě proto není možné určit cenu eventu jednou univerzální částkou.

Vyplatí se myslet i na rezervu.

Každý zkušený organizátor ví, že během příprav se mohou objevit nové požadavky nebo změny. Doporučujeme proto počítat s finanční rezervou, která umožní reagovat na případné úpravy bez zbytečného stresu.

Dobře nastavený rozpočet není ten nejnižší. Je to takový, který umožní uspořádat kvalitní akci bez nepříjemných překvapení.

Plánujete firemní event? Rádi vám pomůžeme.

Pokud právě řešíte konferenci, gala večer, teambuilding, incentivní cestu nebo jinou firemní akci a nejste si jistí, jak správně nastavit rozpočet, neváhejte se na nás obrátit.

Kontaktovat nás můžete na sales@maxin-prague.cz nebo telefonicky na +420 277 779 910. Těšíme se na váš projekt.