Organizace firemního eventu není jen o výběru vhodného prostoru, cateringu nebo programu. Každý pořadatel nese také odpovědnost za bezpečnost všech účastníků a v mnoha případech musí zajistit splnění povinností vyplývajících z právních předpisů i pravidel daného místa konání.

Právě bezpečnost je jedním z faktorů, který by se neměl rozhodně podceňovat. Kvalitně připravený event totiž není jen zážitkem, ale také prostředím, ve kterém se hosté cítí bezpečně.

Na co by nemělo zapomenout?

Rozsah povinností se liší podle typu akce, počtu účastníků i místa konání. Mezi nejdůležitější oblasti zpravidla patří:

• zajištění bezpečného prostoru pro všechny účastníky,
• dodržení kapacity vybraného prostoru,
• kontrola únikových cest a nouzových východů,
• zajištění požární ochrany podle charakteru akce,
• koordinace dodavatelů během stavby i demontáže,
• bezpečné připojení elektrických zařízení a audiovizuální techniky,
• označení případných rizikových míst,
• zajištění první pomoci nebo zdravotnického dozoru tam, kde je to potřeba,
• koordinace bezpečnostní služby u větších akcí,
• zajištění vhodného pojištění účastníků, zejména u teambuildingových a outdoorových aktivit.

U konferencí, galavečerů nebo eventů s větším počtem hostů bývá běžnou součástí příprav také krizový scénář pro případ nenadálých situací.

BOZP není jen formalita.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP) se netýká pouze zaměstnanců pořadatele. V průběhu příprav se vztahuje také na dodavatele, technické pracovníky, montážní týmy i další osoby, které se na realizaci eventu podílejí.

Je proto důležité, aby všechny činnosti probíhaly v souladu s platnými předpisy a bezpečnostními pravidly. Díky tomu lze předejít zbytečným komplikacím, prodlevám i nepříjemným situacím během samotné akce.

Každý event je jiný.

Jiné požadavky bude mít komorní firemní workshop pro několik desítek účastníků, jiné celodenní konference s několika stovkami hostů nebo venkovní event s pódiem a doprovodným programem.

Proto doporučujeme řešit bezpečnost již v počáteční fázi plánování. Díky tomu lze všechna potřebná opatření začlenit do příprav včas a bez zbytečného navyšování nákladů.

Jak vám může pomoci Maxin PRAGUE?

V Maxin PRAGUE víme, že organizace úspěšného eventu nespočívá pouze v atraktivním programu. Stejně důležité je profesionální zajištění všech organizačních a bezpečnostních aspektů.

Klientům pomáháme s kompletní organizací firemních akcí, od výběru vhodného prostoru a koordinace dodavatelů až po zajištění všech potřebných náležitostí z hlediska bezpečnosti a BOZP. Díky dlouholetým zkušenostem dokážeme předcházet rizikům, koordinovat celý průběh akce a zajistit, aby vše proběhlo bezpečně, profesionálně a bez zbytečných komplikací.

Vy se tak můžete soustředit na své hosty, zatímco my se postaráme o hladký průběh celé akce.

Plánujete firemní event?

Ať už organizujete konferenci, gala večer, teambuilding, incentivní program nebo jinou firemní akci, rádi vám pomůžeme s kompletní organizací, včetně zajištění všech povinností souvisejících s bezpečností akce.

Neváhejte nás kontaktovat na sales@maxin-prague.cz nebo telefonicky na +420 277 779 910. Společně připravíme event, který bude nejen nezapomenutelný, ale také bezpečný.

Jednou z prvních otázek kterou při plánování firemního eventu řeší téměř každý klient, je: Kolik bude akce stát? Odpověď ale není tak jednoduchá. Rozpočet totiž není jen výsledná částka. Je to základní nástroj, který určuje podobu celého eventu.

Ať už plánujete konferenci, gala večer, teambuilding, vánoční večírek nebo incentivní cestu, správně nastavený rozpočet vám pomůže investovat finance tam, kde budou mít největší přínos.

Nevíte, jak velký rozpočet bude váš event potřebovat?

To je naprosto běžné. Mnoho klientů přichází s představou o typu akce, ale ještě nemá jasně stanovený rozpočet. Právě od toho jsme tady.

V Maxin PRAGUE připravujeme rozpočty na míru podle konkrétních cílů, počtu účastníků i očekávání klienta. Díky našim dlouholetým zkušenostem dokážeme navrhnout několik variant řešení a doporučit, kde se vyplatí investovat více a kde lze naopak efektivně ušetřit, aniž by utrpěla kvalita celé akce.

Naším cílem není vytvořit ten nejdražší event. Chceme připravit takový, který bude odpovídat vašemu rozpočtu a zároveň splní vše, co od něj očekáváte.

Nejdříve si odpovězte na jednu důležitou otázku: Proč event pořádáte?

Možná to zní samozřejmě, ale právě cíl akce je tím, od čeho by se měl odvíjet celý rozpočet.

Chcete poděkovat zaměstnancům za jejich práci? Představit nový produkt obchodním partnerům? Posílit vztahy se zákazníky? Nebo uspořádat konferenci, která bude reprezentovat vaši společnost?

Každý z těchto cílů vyžaduje jiný přístup. Zatímco u interního teambuildingu může být největší investicí program, u konference bude klíčovou položkou kvalitní technické zajištění. Gala večer zase stojí především na výjimečné atmosféře, prostoru a gastronomii.

Když víte, čeho chcete dosáhnout, mnohem snáze se rozhoduje, do čeho se opravdu vyplatí investovat.

Co nejvíce ovlivňuje cenu eventu?

Při sestavování rozpočtu je potřeba počítat s několika hlavními oblastmi.

• Počet účastníků – Ovlivňuje téměř všechny aspekty eventu, včetně velikosti prostoru, cateringu, personálního zajištění i logistiky.
• Místo konání – Historický palác v centru Prahy, moderní konferenční hotel nebo jedinečný industriální prostor budou mít každý odlišné náklady.
• Typ a délka akce – Jednodenní pracovní meeting vyžaduje zcela jiný rozpočet než dvoudenní konference s ubytováním nebo slavnostní gala večer.
• Catering – Občerstvení a nápoje často představují jednu z největších položek rozpočtu. Náklady se výrazně liší podle toho, zda se jedná o coffee break, bufetový oběd nebo několikachodovou servírovanou večeři.
• Technické vybavení a doplňkové služby – Celkovou cenu eventu ovlivňuje také audiovizuální technika, branding, dekorace, registrační systém, doprovodný program, moderátor, živá hudba, fotograf nebo kameraman. U mezinárodních akcí je navíc potřeba počítat také s ubytováním, dopravou a tlumočnickými službami.

Právě proto není možné určit cenu eventu jednou univerzální částkou.

Vyplatí se myslet i na rezervu.

Každý zkušený organizátor ví, že během příprav se mohou objevit nové požadavky nebo změny. Doporučujeme proto počítat s finanční rezervou, která umožní reagovat na případné úpravy bez zbytečného stresu.

Dobře nastavený rozpočet není ten nejnižší. Je to takový, který umožní uspořádat kvalitní akci bez nepříjemných překvapení.

Plánujete firemní event? Rádi vám pomůžeme.

Pokud právě řešíte konferenci, gala večer, teambuilding, incentivní cestu nebo jinou firemní akci a nejste si jistí, jak správně nastavit rozpočet, neváhejte se na nás obrátit.

Kontaktovat nás můžete na sales@maxin-prague.cz nebo telefonicky na +420 277 779 910. Těšíme se na váš projekt.

Praha opět potvrzuje své ambice patřit mezi přední evropské destinace pro pořádání mezinárodních kongresů, konferencí a významných společenských akcí. Kongresové centrum Praha (KCP) oficiálně zahájilo výstavbu nové výstavní haly, která představuje jednu z nejvýznamnějších investic v historii tohoto ikonického konferenčního prostoru.  

Nová hala rozšíří kapacitu Kongresového centra o přibližně 5 000 m² moderních výstavních prostor. Díky flexibilnímu řešení bude možné prostory rozdělit až na pět samostatných částí, což umožní pořádat široké spektrum akcí, od odborných konferencí přes veletrhy až po gala večery či produktové prezentace. Součástí projektu je také modernizace technického zázemí a úprava okolního veřejného prostoru.  

Co to znamená pro klienty Maxin PRAGUE? 

Pro nás, jakožto profesionální DMC a eventovou agenturu, představuje rozšíření Kongresového centra Praha skvělou zprávu. 

Našim klientům budeme moci nabídnout ještě širší možnosti při plánování: 

• větších mezinárodních konferencí,  
• kongresů s rozsáhlými výstavními plochami,  
• firemních summitů,  
• představení nových produktů,  
• hybridních akcí kombinujících konferenční program s výstavou nebo networkingem.  

Díky větší kapacitě získají organizátoři větší flexibilitu při návrhu programu i rozmístění jednotlivých částí eventu. To znamená lepší zážitek pro účastníky i více prostoru pro kreativní řešení. 

Maxin PRAGUE je připraven na budoucnost eventů 

V Maxin PRAGUE dlouhodobě sledujeme vývoj konferenčních prostor v Praze a úzce spolupracujeme s předními kongresovými centry i hotely. Díky tomu dokážeme našim klientům doporučit nejvhodnější venue podle velikosti, charakteru i cílů jejich akce. 

Rozšíření Kongresového centra Praha vnímáme jako významný krok pro celý český MICE sektor. Přinese nové příležitosti nejen pro organizátory konferencí, ale také pro firmy, které chtějí pořádat akce na světové úrovni přímo v srdci Evropy. 

Ať už plánujete odborný kongres pro několik tisíc účastníků, firemní konferenci nebo mezinárodní networkingovou akci, náš tým vám pomůže s kompletní organizací, od výběru ideálních prostor až po produkci a koordinaci celého eventu. Kontaktujte nás na sales@maxin-prague.cz nebo na telefonním čísle +420 775 867 461. 

Plánujete firemní event, konferenci pod širým nebem, produktovou prezentaci nebo letní garden party? Venkovní akce mají jedinečnou atmosféru, ale jejich organizace s sebou nese i administrativní povinnosti. Dobrá zpráva je, že pokud víte, co zařídit a kdy, celý proces může proběhnout bez zbytečných komplikací.

Každá akce je jiná

Neexistuje univerzální seznam povolení, který platí pro všechny akce. Záleží především na:

• místě konání,
• počtu účastníků,
• charakteru programu,
• využití techniky (pódium, stany, elektroinstalace),
• hudební produkci nebo občerstvení.

Právě proto je důležité začít plánovat s dostatečným předstihem.

Jaká povolení můžete potřebovat?

V závislosti na typu akce může být potřeba zajistit například:

• povolení k záboru veřejného prostranství,
• souhlas vlastníka pozemku,
• ohlášení veřejné produkce příslušné městské části,
• vyjádření hasičů nebo hygienické stanice (u větších akcí),
• zajištění bezpečnostních a zdravotnických služeb,
• povolení k umístění dočasných staveb (stany, pódia apod.),
• případně další individuální povolení podle charakteru akce.

Myslete na termíny

Jednou z nejčastějších chyb je řešení povolení na poslední chvíli. Některé žádosti je sice možné podat několik dní před akcí, u většiny větších venkovních eventů ale doporučujeme začít s administrativou alespoň jeden měsíc před plánovaným termínem. U rozsáhlejších akcí může být vhodné začít i dříve.

Díky včasnému plánování získáte dostatek času na případné doplnění dokumentace i koordinaci s jednotlivými úřady.

Nechte administrativu na nás

Vyřizování povolení může být časově náročné, zvlášť pokud organizujete akci poprvé nebo nemáte zkušenosti s komunikací s místními úřady.

V Maxin PRAGUE máme za sebou desítky úspěšně realizovaných venkovních akcí a díky dlouholetému působení na trhu dobře víme, jak celý proces funguje. Pomůžeme vám nejen s návrhem a kompletní organizací eventu, ale také se zajištěním všech potřebných povolení a komunikací s příslušnými institucemi.

Vy se tak můžete soustředit na své hosty a program, zatímco my zajistíme, aby vše proběhlo hladce, a to od prvního povolení až po posledního návštěvníka.

Tip od Maxinu: Pokud už máte vybraný termín a místo konání, ozvěte se nám co nejdříve. Čím dříve začneme s přípravami, tím větší je šance, že bude celý proces rychlý, bezproblémový a vaše akce proběhne přesně podle představ. Neváhejte nás kontaktovat na sales@maxin-prague.cz nebo na tel. č. 775 867 461.

Kvalitní catering na akci dnes není jen o jídle. Na firemních eventech, konferencích, gala večerech nebo networkingových akcích je catering důležitou součástí celkového zážitku a často ovlivňuje to, jak si hosté akci zapamatují. Dobře zvolený catering dokáže podpořit networking, vytvořit příjemnou atmosféru a zároveň posílit image značky. 

Při organizaci firemní akce v Praze je proto důležité myslet na catering komplexně. Nestačí pouze vybrat menu, ale je potřeba sladit gastronomii s konceptem akce, harmonogramem, profilem hostů i celkovým brandingem. A právě zde hraje důležitou roli zkušená eventová agentura nebo DMC partner, který dokáže všechny detaily propojit do jednoho funkčního celku. 

Každý typ eventu vyžaduje jiný styl cateringu. Jiný catering se hodí na konferenci nebo workshop, jiný na gala dinner, firemní večírek či networkingový event. U konferencí hosté ocení lehké občerstvení, coffee breaky nebo finger food, které nenaruší program. Večerní eventy naopak dávají prostor kreativnějším konceptům, jako jsou live cooking stations, signature drinky nebo tematické food corners. 

Při plánování cateringu na firemní akci je potřeba zohlednit řadu detailů, jako např.: 

• počet hostů, 

• délku akce, 

• lokaci eventu, 

• alergie a dietní omezení, 

• timing servisu, 

• technické možnosti prostoru, 

• styl a branding celé akce. 

Moderní event catering v Praze navíc není jen o servírování jídla, ale také o celkové brand experience. Trendem jsou personalizované prvky jako drinky v barvách značky, brandované dezerty nebo interaktivní food stations, které propojují gastronomii s konceptem celé akce a vytvářejí nezapomenutelnou atmosféru. 

Právě proto se vyplatí spolupracovat se zkušenou eventovou agenturou v Praze nebo DMC partnerem, který zajistí nejen kvalitní catering, ale i koordinaci dodavatelů, logistiku a hladký průběh celé akce. Profesionální organizace eventu totiž stojí na detailech, které hosté často ani nevnímají, ale právě díky nim celý event funguje bez komplikací. 

Maxin PRAGUE se specializuje na organizaci firemních akcí v Praze, MICE eventy, konference, networkingové akce i kompletní event management. Díky zkušenostem s incomingovými skupinami a firemní klientelou pomáháme vytvářet eventy, které propojují profesionální organizaci, kvalitní catering a nezapomenutelný zážitek pro hosty. 

S plánováním Vaší akce, včetně kompletního zajištění cateringu v Praze, Vám v Maxin PRAGUE rádi pomůžeme. Neváhejte nás kontaktovat na e-mailu sales@maxin-prague.cz nebo telefonicky na čísle 775 867 461. 

Navštivte nás na stánku D155

Milí obchodní přátelé, máme pro vás skvělou zprávu – Maxin Prague bude i letos součástí prestižního veletrhu eventových profesionálů IMEX ve Frankfurtu! Přijďte se za námi podívat. Čeká Vás inspirace, novinky ze světa incentivních programů a hlavně skvělá atmosféra plná networkingových možností. Výstaviště ve Frankfurtu se opět stane místem, kde se potkávají ti největší lídři z oboru. Buďte u toho s námi! 

Najdete nás u stánku D155 – rádi vám představíme naše nové služby, aktuální trendy i tipy, jak posunout vaše incentivní programy na vyšší úroveň. Chcete si s námi popovídat v klidu a osobně? Stačí si domluvit schůzku s naším Managing Directorem Jakubem Škoríkem. Ozvěte se nám, a společně najdeme ideální čas nebo si rovnou zarezervujte preferovaný čas na tomto odkazu. 

Maxin Prague je tu pro Vás ve Frankfurtu na stánku D155. Spolu posuneme vaše incentivní programy o kus dál. Těšíme se na vás!

V případě dotazů nás neváhejte kontaktovat na sales@maxin-prague.cz nebo na telefonním čísle +420 775 867 461.

Vybíráte partnera pro svůj příští kongres, konferenci nebo firemní teambuilding v Praze? V záplavě agentur může být těžké poznat tu pravou. Pro nás v Maxin PRAGUE je kvalita a detail závazkem, nikoliv jen slovem. Proto jsme hrdým členem Prague Convention Bureau, prestižní organizace, která garantuje ty nejvyšší standardy v pražském MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) průmyslu. 

Co je Prague Convention Bureau? 

Prague Convention Bureau je oficiální nezisková organizace zastupující Prahu v oblasti kongresové turistiky. Funguje jako most mezi mezinárodními pořadateli akcí a lokálními dodavateli. Jejím hlavním cílem je posilovat pozici Prahy jako jedné z top světových meetingových destinací. 

Prague Convention Bureau sdružuje pouze prověřené profesionály, od hotelů a konferenčních center až po DMCs (Destination management Company) a eventové agentury, jako je ta naše. 

Proč je naše členství v Prague Convention Burau důležité pro VÁS? 

Členství v Prague Conventio Bureau není automatické. Je to „razítko kvality", které našim klientům přináší několik zásadních výhod: 

• Důvěryhodnost a stabilita: Členové Prague Conevntion Bureau musí splňovat přísná kritéria profesionality a etického podnikání. Když pracujete s Maxin PRAGUE, víte, že spolupracujete se zavedeným a prověřeným lídrem na trhu. 

• Nejaktuálnější know-how: Díky Prague Convention Bureau máme přístup k nejnovějším datům, trendům a inovacím v oboru. Vaše akce tak bude vždy moderní a efektivní. 

• Silná síť partnerů: Členství nám umožňuje úzkou spolupráci s městem, letištěm i klíčovými hotely. Pro vás to znamená hladší logistiku a lepší vyjednávací pozici. 

• Mezinárodní standardy: Prague Convention Bureau nás propojuje se světovými organizacemi (jako ICCA nebo City Destinations Alliance), což nám pomáhá udržovat světovou úroveň služeb přímo v srdci Prahy. 

Společně tvoříme budoucnost pražských eventů  

Praha je město s neuvěřitelnou historií, ale díky organizacím jako Prague Convention Burau je také městem s moderní a špičkovou infrastrukturou pro byznys. V Maxin PRAGUE jsme vděční, že můžeme být součástí této komunity a aktivně se podílet na tom, aby byl váš zážitek z české metropole naprosto bezchybný. 

Hledáte spolehlivého partnera pro vaši příští akci v Praze?  

Jako certifikovaný člen Prague Convention Bureau jsme připraveni proměnit vaše vize v realitu s jistotou nejvyšší kvality. Neváhejte nás proto kontaktovat na sales@maxin-prague.cz. 

Maxin PRAGUE vstupuje do nové éry. S radostí oznamujeme, že jsme se stali členem exkluzivní mezinárodní aliance Beyond Limits, která sdružuje špičkové DMC agentury z celého světa (DMC = Destination Management Company). Tento krok potvrzuje naši dlouhodobou pozici lídra v oblasti event managementu, MICE služeb a destination managementu v Praze i celé České republice (MICE = Meetings*Incentives*Conferences*Events).

Co je Beyond Limits?

Beyond Limits je světová síť boutique DMC agentur, které sdílejí společnou vizi posouvat hranice tradičního eventového a destinačního managementu.

Jejich motto

„Jedna síť. Nekonečné destinace. Ověřené výsledky.“

vyjadřuje hlavní hodnoty aliance – silné mezinárodní propojení, globální dosah a garantovanou kvalitu služeb v oblasti MICE a korporátních eventů.

Pro mezinárodní klienty hledající spolehlivou DMC agenturu v Praze nebo České republice představuje členství v této alianci jasný signál kvality a důvěry.

Exkluzivita: pouze jedna DMC agentura za každou zemi

To, co dělá členství v Beyond Limits skutečně výjimečným, je pravidlo exkluzivity: v každé zemi je zastoupena pouze jedna DMC agentura.

Maxin PRAGUE je tak jediným oficiálním partnerem Beyond Limits pro Českou republiku. To znamená, že zajišťuje:

• Garantovanou lokální expertízu v Praze a dalších českých destinacích
• Ověřenou profesionalitu a stabilitu
• Přímé napojení na globální síť agentur podobného typu
• Jednotný mezinárodní standard kvality

Tato jedinečnost posiluje důvěru mezinárodních klientů i partnerů, kteří vědí, že spolupracují s prověřeným lídrem na daném trhu.

Hlavní benefity členství v Beyond Limits

Členství v Beyond Limits pro nás nepředstavuje pouze prestižní označení. Přináší konkrétní výhody pro klienty organizující firemní eventy, konference, incentive cesty či mezinárodní meetingy. Mezi hlavní benefity této spolupráce patří:

1. Globální standard kvality

Každý člen aliance splňuje přísná kritéria profesionality, inovace, finanční stability a spolehlivosti. Klienti tak získávají jistotu jednotné kvality služeb napříč destinacemi.

2. Mezinárodní know-how a sdílení trendů v MICE segmentu

Díky propojení s DMC agenturami z celého světa máme přístup k nejnovějším trendům v eventovém průmyslu, technologiích, kreativním konceptům i udržitelným řešením pro firemní akce.

3. Silnější mezinárodní síť

Pro klienty organizující eventy ve více zemích představuje Beyond Limits záruku hladké koordinace, jednotného standardu služeb a efektivní komunikace napříč trhy.

4. Posílení pozice České republiky jako MICE destinace

Naše členství zvyšuje viditelnost Prahy a České republiky na globálním trhu MICE. Pomáhá budovat image ČR jako profesionální, stabilní a atraktivní destinace pro konference, kongresy a incentivní cestování.

Naše mise zůstává stejná, jen silnější.

Jako dlouhodobě působící DMC a eventová agentura je pro nás tato nová role potvrzením kvality, kterou přinášíme našim klientům.

Věříme, že díky Beyond Limits Events budeme vaše projekty realizovat ještě efektivněji, kreativněji a s ještě širším mezinárodním přesahem, ať už plánujete:

• Korporátní event v Praze
• Mezinárodní konferenci v České republice
• Special interest tours
• Incentive program pro zahraniční partnery
• Luxusní privátní akci či produktové uvedení na trh

Sledujte náš blog, kde vám přineseme další aktuality o tomto partnerství a inspiraci, jak můžete využít našich nových globálních možností v oblasti event managementu a MICE služeb.